Büromanagement

Back Office – Die Unterstützung im Hintergrund

 

Verstärkung im Hintergrund … unser Office Management organisiert und koordiniert als Schnittstelle zwischen Kollegen und Führungskräften den kompletten Büroalltag. Als Multitalent managt es u. a. Terminkalender, Personal- und Organisationsfragen sowie allgemeine Tagesereignisse.

Das Office Management unterstützt alle Geschäftsbereiche des Unternehmens. Es  kennt alle nötigen Adressen, Laufwerke und Netzwerke, die ihm und seinen Kollegen weiterhelfen können. Es ergreift Initiative in Kommunikation und Informationsbeschaffung, erledigt den Schriftverkehr und bearbeitet den Postein- und ausgang.

Lächelnde Frau im Back Office am telefonieren

 

Im Bereich der Finanz- und Lohnbuchhaltung schreibt das Office Management Rechnungen und ist verantwortlich für den allgemeinen Zahlungsverkehr. Damit verbunden erledigt es die vorbereitende Buchhaltung und wendet Buchungssysteme und Instrumente für das Rechnungswesen an. Dabei achtet das Office Management auf rechtliche Vorgaben, Datenschutz und -sicherheit.

Auch unterstützt der Office Manager den Vertrieb des Unternehmens, indem es Angebote erstellt und dessen Status verfolgt. Es bearbeitet eintreffende Bestellungen und pflegt Kundenstammdaten.

Als Unterstützung im Personalmanagement sichtet der Office Manager die eingetroffenen Bewerbungsunterlagen, leitet diese entsprechend weiter und vereinbart gegebenenfalls Termine zu Vorstellungsgesprächen. Weiterhin wirkt es bei der Erstellung von Arbeitsverträgen mit und wickelt den Ein- oder Austritt von Mitarbeitern ab. Auch verwaltet der Office Manager die gesamte Urlaubsplanung sowie diverse Equipment-Listen und Dokumente rund um die Mitarbeiter.

 

Im kaufmännischen Bereich übernimmt der Office Manager die Beschaffung von Büro- und Verbrauchsmaterial. Neben diesem Lieferantenmanagement ist er auch der erste Ansprechpartner im Bereich Facility Management und koordiniert z. B. den Reinigungsservice und sämtliche Wartungen rund um das Bürogebäude.

Im Bereich Eventmanagement stellt der Office Manager sein Organisationsgeschick unter Beweis und organisiert unter anderem Weihnachtsfeiern und Teamevents. Auch ist er für die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen zuständig und empfängt Gäste und Besucher.

Als zentrale Stelle des Unternehmens koordiniert das Office Management alle bürowirtschaftlichen Prozesse, sodass die Geschäftsführung entlastet ist und ein reibungsloser Ablauf in unserem Unternehmen gewährleistet ist.